Job offer

GR Intérim et Recrutement, cabinet de recrutement spécialisé en personnel bilingue et biculturel, recherche pour son client, une entreprise immobilière familiale, un Office Manager - Secrétaire Général H/F Anglais courant.  

Au sein de cette SCI familiale, vous apporterez votre soutien à la Fondatrice dans l’administration et la comptabilité de ses affaires professionnelles. La fondatrice partage son temps entre les Etats-Unis (60%) et la France (40%). 

Il s’agit d’un CDI à pourvoir au plus tôt. Le poste est basé à Paris 2ème.

39h par semaine – statut cadre. 

3 jours en horaires décalés (jusqu’à 21h00) afin de travailler en simultané avec la Fondatrice.  

DEFINITION DES TACHES 

Auprès de la Fondatrice, vous vous occuperez de soutenir son activité de gestion immobilière en assurant un suivi rigoureux des aspects administratifs, comptables et organisationnels, tout en agissant comme un relais de confiance au quotidien. Les missions principales du poste sont les suivantes :  

 

1. Suivi administratif et gestion financière :

• Gérer de manière rigoureuse les dossiers liés aux biens immobiliers, en veillant à leur conformité administrative et financière. 

• Élaborer et actualiser des tableaux Excel pour le suivi budgétaire et la projection de différentes variantes financières. 

• Superviser la facturation, les paiements, et réaliser des reportings financiers réguliers. 

• Ajourner les dépenses en cours et préparer les budgets annuels en tenant compte des dépenses en cours et des prévisions. 

• Rédiger et mettre en forme des documents officiels (Word, PowerPoint) destinés à des interlocuteurs institutionnels (notaires, banques, administrations). 

• Veiller à la négociation des contrats.  

• Organiser et archiver les documents administratifs et comptables (physique et numérique). 

• Gérer l’impression, le classement et le scan des dossiers officiels (physique et numérique). 

2. Coordination et communication managériale :

• Suivre les travaux en cours et assurer une communication fluide avec les fournisseurs, institutionnels, et clients. 

• Superviser et gérer le personnel de maison en coordination avec la Fondatrice. 

• Maintenir une bonne relation avec les interlocuteurs clés (notaires, avocats, architectes, cabinets de gestion immobilière, expert-comptable, etc.). 

• Représenter la Fondatrice auprès de certains interlocuteurs en son absence. 

• Soutenir la Fondatrice dans les projets stratégiques de vente et d’achat. 

• Déplacements ponctuels en province.  

3. 3. Assistanat personnel : 

• Répondre aux sollicitations de la Fondatrice (environ 30% du poste). 

 

COMPETENCES REQUISES :

• Titulaire d’un diplôme en Gestion de la PME-PMI ou DSCG. 

• Expérience réussie de 7-15 ans sur un poste similaire et plus précisément en qualité de Secrétaire Général(e) – Office Manager.  

• Expérience souhaitée soit dans le secteur immobilier, soit dans une SCI familiale ou auprès d’une family office. 

• Solides compétences sur le pack office (Word, Excel et Powerpoint). 

• Fort intérêt pour la création et le suivi de tableaux analytiques sur Excel ainsi que le rapprochement de données. 

• Excellentes compétences dans la coordination et la communication managériale. 

• Capacité de management affirmée. 

• Anglais courant à l’oral comme à l’écrit pour vous permettre d’échanger de façon fluide avec certains interlocuteurs qui sont natifs anglais. Néanmoins le travail au bureau Parisien est exclusivement en français. 

PROFIL RECHERCHÉ :

Nous recherchons une personne organisée et rigoureuse dans la gestion des chiffres, maîtrisant le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) avec efficacité et rapidité. Cette personne doit faire preuve de souplesse, flexibilité et d'adaptabilité aux méthodes de travail en place, et apprécier aussi bien le travail en autonomie qu'en collaboration directe avec la fondatrice.  
Nous recherchons une personne capable de réaliser une représentation professionnelle de la fondatrice de façon irréprochable et expérimentée.  
 

CONDITIONS, REMUNERATION & AVANTAGES : 

-Convention collective de l’immobilier 

-Rémunération selon le profil et l’expérience : 45-65k€ sur 13 mois 

-Statut Cadre 

-3 jours en horaires décalés (13h00-21h00) 

-7 RTT / an 

-Télétravail occasionnel

-Déplacements ponctuels à prévoir en province  

 

REF : SCI/OFFSEC/1224